Управление бюджетом в высших учебных заведениях представляет собой сложный процесс, требующий четкой организации и надежных инструментов. Эффективное бюджетирование включает в себя несколько ключевых этапов:
- Планирование доходов и расходов.
- Рациональное распределение ресурсов.
- Контроль за исполнением бюджета.
Современные вузы вынуждены оперативно реагировать на изменения в финансировании и требованиях законодательства. В таких условиях внедрение информационных систем для автоматизации планирования и бюджетирования становится неотъемлемой частью повышения прозрачности и эффективности бизнес-процессов.
Для поддержки финансовых подразделений наши разработчики создали программу «Омега: УФХД ВУЗа». Рассмотрим девять причин, почему этот продукт может быть полезен:
1. Автоматизировать планирование финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) в ВУЗе
Программа, разработанная на базе 1С:Предприятие 8, обеспечивает удобный и интуитивно понятный интерфейс для пользователей. Учитывая специфику работы финансово-хозяйственных подразделений ВУЗов, наши специалисты внедрили уникальные функциональные возможности, позволяющие автоматизировать все процессы планирования.
2. Интегрировать и объединить данные в одной программе из разных систем
Одной из ключевых особенностей нашего решения является интеграция данных из различных источников. Это избавляет от необходимости использовать громоздкие таблицы Excel и минимизирует риск ошибок при ручном вводе данных.
3. Ускорить согласование документов
Наша система значительно упрощает и ускоряет процесс согласования документов. Вместо традиционных методов отправки по электронной почте или передачи в бумажном виде, пользователям достаточно создать документ в программе и отправить его на согласование. Все необходимые участники процесса будут уведомлены, и согласующий сможет внести правки напрямую в системе. Это минимизирует временные затраты и помогает избежать лишних итераций, связанных с пересылкой файлов.
4. Устанавливать ограничительные лимиты денежных средств
Чтобы резервировать финансовые средства по заключенным контрактам в системе автоматически, можно установить контроль:
- суммы условий договора и суммы Бюджета Движения Денежных Средств (БДДС);
- не превышения суммы Плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) Планом закупочной деятельности;
- не превышения доходной части ПФХД расходной частью ПФХД;
- не превышения суммы Бюджета доходов и расходов суммой БДДС.
Сотрудники увидят предупреждение по документу, если он превышает лимит.
5. Вести договорную и закупочную деятельность, прикреплять сканированные договоры внутри системы
Сканированные копии договоров должны будут храниться в системе, что обеспечит:
- Легкий доступ к документам для всех заинтересованных сторон.
- Возможность отслеживания изменений и дополнений к договорам.
- Упрощение процесса ревизии и проверок.
6. Формировать различные варианты регламентированных и аналитических отчетов
Продукт будет отражать:
- Отчёты о поступлении денежных средств из разных источников, таких как бюджетные, внебюджетные средства и гранты.
- Аналитика по источникам поступлений позволит выявить риски для учреждения, а также помогает в стратегическом планировании.
7. Контролировать кассовые разрывы
Для этого в типовой функционал входит платежный календарь, в котором можно сделать перенос остатков на другую дату или другой лицевой счет.
Например, ведите план-график платежей по условиям договора – в нём отражаются все платежи на конкретную дату, либо даты поступления денег.
8. Контролировать и корректировать исполнение плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) ВУЗа
Анализ исполнения ПФХД можно осуществлять через специальные отчёты: «План – Факт – Отклонения в процентах и рублях». Этот формат отчёта позволяет легко отслеживать, как фактические расходы и доходы соотносятся с запланированными, что поможет выявлять отклонения и принимать меры по корректировке финансового плана.
9. Разграничить права пользователей, чтобы у разных сотрудников был доступ как к разделам программного продукта, так и к объектам
Для повышения безопасности и контроля в системе следует:
- Определить уровни доступа для разных сотрудников, позволяя каждому видеть только те разделы и объекты, к которым он имеет доступ.
- Планирование доходов и расходов.
- Рациональное распределение ресурсов.
- Контроль за исполнением бюджета.
Современные вузы вынуждены оперативно реагировать на изменения в финансировании и требованиях законодательства. В таких условиях внедрение информационных систем для автоматизации планирования и бюджетирования становится неотъемлемой частью повышения прозрачности и эффективности бизнес-процессов.
Для поддержки финансовых подразделений наши разработчики создали программу «Омега: УФХД ВУЗа». Рассмотрим девять причин, почему этот продукт может быть полезен:
1. Автоматизировать планирование финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) в ВУЗе
Программа, разработанная на базе 1С:Предприятие 8, обеспечивает удобный и интуитивно понятный интерфейс для пользователей. Учитывая специфику работы финансово-хозяйственных подразделений ВУЗов, наши специалисты внедрили уникальные функциональные возможности, позволяющие автоматизировать все процессы планирования.
2. Интегрировать и объединить данные в одной программе из разных систем
Одной из ключевых особенностей нашего решения является интеграция данных из различных источников. Это избавляет от необходимости использовать громоздкие таблицы Excel и минимизирует риск ошибок при ручном вводе данных.
3. Ускорить согласование документов
Наша система значительно упрощает и ускоряет процесс согласования документов. Вместо традиционных методов отправки по электронной почте или передачи в бумажном виде, пользователям достаточно создать документ в программе и отправить его на согласование. Все необходимые участники процесса будут уведомлены, и согласующий сможет внести правки напрямую в системе. Это минимизирует временные затраты и помогает избежать лишних итераций, связанных с пересылкой файлов.
4. Устанавливать ограничительные лимиты денежных средств
Чтобы резервировать финансовые средства по заключенным контрактам в системе автоматически, можно установить контроль:
- суммы условий договора и суммы Бюджета Движения Денежных Средств (БДДС);
- не превышения суммы Плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) Планом закупочной деятельности;
- не превышения доходной части ПФХД расходной частью ПФХД;
- не превышения суммы Бюджета доходов и расходов суммой БДДС.
Сотрудники увидят предупреждение по документу, если он превышает лимит.
5. Вести договорную и закупочную деятельность, прикреплять сканированные договоры внутри системы
Сканированные копии договоров должны будут храниться в системе, что обеспечит:
- Легкий доступ к документам для всех заинтересованных сторон.
- Возможность отслеживания изменений и дополнений к договорам.
- Упрощение процесса ревизии и проверок.
6. Формировать различные варианты регламентированных и аналитических отчетов
Продукт будет отражать:
- Отчёты о поступлении денежных средств из разных источников, таких как бюджетные, внебюджетные средства и гранты.
- Аналитика по источникам поступлений позволит выявить риски для учреждения, а также помогает в стратегическом планировании.
7. Контролировать кассовые разрывы
Для этого в типовой функционал входит платежный календарь, в котором можно сделать перенос остатков на другую дату или другой лицевой счет.
Например, ведите план-график платежей по условиям договора – в нём отражаются все платежи на конкретную дату, либо даты поступления денег.
8. Контролировать и корректировать исполнение плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) ВУЗа
Анализ исполнения ПФХД можно осуществлять через специальные отчёты: «План – Факт – Отклонения в процентах и рублях». Этот формат отчёта позволяет легко отслеживать, как фактические расходы и доходы соотносятся с запланированными, что поможет выявлять отклонения и принимать меры по корректировке финансового плана.
9. Разграничить права пользователей, чтобы у разных сотрудников был доступ как к разделам программного продукта, так и к объектам
Для повышения безопасности и контроля в системе следует:
- Определить уровни доступа для разных сотрудников, позволяя каждому видеть только те разделы и объекты, к которым он имеет доступ.