Закупочная деятельность в УФХД (управлении финансово-хозяйственной деятельностью) регулируется законодательством:

• Федеральный закон № 223-ФЗ от 18 июля 2011 года «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Этот закон определяет соответствие выплат показателям, установленным в плане-графике закупок по заключенным договорам.
• Федеральный закон № 44-ФЗ от 5 апреля 2013 года «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Закон регулирует процессы планирования и осуществления закупок в бюджетных, автономных учреждениях, государственных и муниципальных унитарных предприятиях.

Введение
Система «Омега: Управление ФХД ВУЗа» разработана для автоматизации закупочной деятельности государственных учреждений. Она позволяет управлять следующими процессами:

• Управление закупками;
• Управление контрактами;
• Отчеты по закупочной деятельности;
• Контроль лимитов закупок.

Функционал управления закупками
Подсистема управления закупками обладает множеством настроек, которые делают работу с закупками гибкой и эффективной. Она предлагает готовые и настраиваемые функции:

Преднастроенные функции:

• Создание заявок для плана закупок.
• Создание заявок на закупки.

Настраиваемые функции:

• Автоматическое резервирование финансов.
• Контроль не превышения суммы ПФХД суммой плана закупочной деятельности (Для целей соблюдения законодательства в части не превышения сумм отчетности суммой закупки).
• Объединение заявок на закупки.
• Расширенный аналитический разрез данных для удобства планирования.
• Использование шаблонов списка статей для каждого центра финансовой ответственности (ЦФО) при формировании документов «Заявка в план закупок».
• Блокировка изменения цены и/или пересчета количества при изменении суммы в документах «Заявка на закупку».
• Контроль заполнения аналитических данных в документах «Заявка в план закупок».
• Формирование документа «Заявка в план закупок» на 3 плановых периода.
• Ограничение доступа к документам по ЦФО и подразделениям.
• Автоматическое формирование и предзаполнение документов, формирующих план закупок, «Заявка на закупку» по данным документов, формирующих ПФХД, «Бюджетный документ».

Функционал управления контрактами
Подсистема управления контрактами обладает (но не ограничивается) следующим функционалом:

• Ведение и учет заключенных контрактов с поставщиками.
• План-графики платежей по каждому контракту, включая создание платежного календаря.
• Мониторинг исполнения и произведенных платежей по каждому заключенному контракту (с возможностью корректировки).
• Автоматическое резервирование средств при заключении контрактов.
• Контроль соблюдения лимитов БДДС при заключении контрактов для предотвращения кассовых разрывов.
• Санкционирование расходов по обязательствам, принятым в рамках контрактов.
• Ограничение доступа к документам по ЦФО и подразделениям.
• Анализ остатков и затраченных финансовых средств по контрактам в разрезе различных аналитик: всего учреждения, ЦФО, источника финансирования, статьи затрат и т.д.

Отчетность по закупочной деятельности
Система поддерживает различные виды отчетов, что делает анализ закупочной деятельности точным и удобным:

• Отчет по заключенным договорам — с отражением реестра по договорам в разрезе аналитик учета данных.
• Отчет по плану закупок — с отражением документов «Заявка в план закупок» в разрезе аналитик учета данных.
• Свод заявок в план закупок — с отражением реестра документов «Заявка в план закупок» в разрезе аналитик учета данных, цены количества и суммы документа.
• Связи по договорам — с отражением данных исполнения закупочной деятельности в разрезе закупки (Заявки в план закупок, заявки на закупку, договора, заявки на оплату и факт оплаты).

Функционал «Контроль» в системе позволяет отслеживать остатки и ограничения по закупкам тремя способами:

1. Отключение контроля — система не будет контролировать отрицательные остатки.
2. Контроль с оповещением — система выводит предупреждение при превышении лимита, но позволяет провести документ.
3. Контроль с оповещением и блокировкой — система не разрешает провести документ при превышении лимита. Для успешного проведения документа необходимо уложиться в установленный лимит.

Используя механизмы системы «Омега: Управление ФХД ВУЗа», рассмотрим практические шаги организации процесса закупочной деятельности учреждения:

1. Процесс формирования документа «Заявка в план закупок»;
2. Процесс формирования документа «Заявка на закупку»;
3. Процесс формирования договора;
4. Процесс формирования заявки на оплату;
5. Процессы формирования отчетов по закупочной деятельности.

Доступ к данным справочника осуществляется из раздела «Закупки» «Управление закупками» / «Заявка в план закупок».
Список документов «Заявка в план закупок» (рис.1):

Список документов «Заявка в план закупок» возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.

Список документов можно настроить на ограничение доступа пользователя к документам в разрезе ЦФО и Подразделения.

Для создания документа необходимо использовать кнопку «Создать». В открывшемся документе необходимо заполнить шапку по аналитикам учета данных. Для заполнения табличной части необходимо использовать кнопку «Добавить», заполнив аналитики учета данных. После, используя кнопку «Провести и закрыть», записать данные в регистры учета по документу (рис.2).

Заявка в план закупки может иметь статус согласования документа: «Утверждена», «Отменена», «Оплачена» и др. Статус документа может корректироваться вручную или присваиваться автоматически согласно настроенного бизнес-процесса согласования.

Доступ к данным справочника осуществляется из раздела «Закупки» «Управление закупками» / «Заявка на закупку».
Список документов «Заявка в план закупок» (рис.3).

Список документов «Заявка на закупку» возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.

Список документов можно настроить на ограничение доступа пользователя к документам в разрезе ЦФО и Подразделения.

Создание документов «Заявка на закупку» можно разделить на 2 способа:

1. Формирование документа «Заявка на закупку» без использования документов «Заявка в план закупок», этот способ подходит для пользователей Системы, которые стремятся упростить и снизить трудоемкость процессов формирования плана закупок.

Список документов «Заявка на закупку» возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.
Список документов можно настроить на ограничение доступа пользователя к документам в разрезе ЦФО и Подразделения.

Этот способ формирования документа можно так же разделить на 2 варианта:

• Ручное формирование документов «Заявка на закупку». Для создания документа необходимо использовать кнопку . В открывшемся документе необходимо заполнить шапку по реквизитам учета данных. Для заполнения табличной части необходимо использовать кнопку заполнив аналитики учета данных на вкладках «Лоты» и «Финансирование». После используя кнопку записать данные в регистры учета по документу (рис.4).

«Заявка на закупку» может иметь статус согласования документа: «Утверждена», «Отменена», «Оплачена» и др. Статус документа может корректироваться вручную или присваиваться автоматически согласно настроенного бизнес-процесса согласования.

• Автоматическое формирование документа «Заявка на закупку» на основании данных ПФХД - это позволит перенести заполненные ранее данные в ПФХД, по части разреза аналитик, из документа формирующего ПФХД в документ «Заявка на закупку», что позволяет сэкономить на трудозатратах пользователя Системы и исключить операционные ошибки.

Обработка формирования документа «Заявка на закупку» по данным бюджетного документа (рис.5)

2.Формирование документа «Заявка на закупку» на основании документа «Заявка в план закупок». Этот способ подходит в основном для пользователей Системы, построенной на формирование расходной части ПФХД на основании данных предварительного плана закупочной деятельности, формируемого документами «Заявка в план закупок».

Формирование документов «Заявка на закупку» на основании данных документа «Заявка в план закупок» возможно как из списка документов «Заявка в план закупок», так и непосредственно из самого документа (рис. 6 и рис.7)

На основании одного документа «Заявка в план закупок» можно создать более одного документа «Заявка на закупку», для этого используется команда «Множественное создание на основании».

В программном продукте УФХД ВУЗ есть функционал объединения «Заявок на закупку», который позволяет объединить заявки от разных ЦФО/ЦФО и Подразделений/Подразделений в одну заявку с автоматическим контролем по общей сумме.

Доступ к данным справочника осуществляется из раздела «Закупки» по ссылке «Договоры».
Список документов «Договоры» (рис.8) возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.

Создание документа в Системе УФХД возможно автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы, или вручную.
Для создания документа вручную необходимо использовать кнопку «Создать». В открывшемся документе необходимо заполнить информационный разрез данных: номер, дата, организация, вид договора, источник дохода, контрагент, период действия с. Необходимо присвоить вид договора, «Доходный» или «Расходный» (рис.9).

Дату окончания действия договора можно заполнить 3 способами:

• Вручную;
• Формировать окончание срока по договору условием, если необходимо заполнение даты окончания срока действия договора автоматически на основании данных документа «Условия договора»;
• Заполнить условия в карточке документа «Договор» с помощью кнопки «Добавить» проставляем количество рабочих дней, при этом дата окончания действия договора заполниться автоматически (рис.10).

При необходимости ведения в программном продукте УФХД условий по договору в разрезе план-графика платежей необходимо формировать документ «Условия договора» или автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы, или вручную. Формирование документа «Условия договора», из карточки документа «Договор», по кнопке «Создать на основании» (рис.11).

В открывшемся документе необходимо заполнить информационный разрез данных: организация, ЦФО, контрагент, статус (рис.12).

Через кнопку «Добавить», в карточке документа «Условия договора» заполнить вкладки «План-график» (рис.12) и «Финансирование» (рис.13):

Вкладка «Документы оплаты» хранит информацию о «Заявке на расход денежных средств» (рис.14).

Команда «Провести и закрыть» автоматически регистрирует данные документа в регистры учета, на основании настроек бюджетной операции по документу.

Просмотреть условия договора можно по команде «Открыть условие договора» в карточке документа договор или в списке документов «Договоры».
Просмотреть список документов «Условия договора» в разделе «Управление обязательствами» по ссылке «Условия договора».
Список документов «Условия договора» возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей (рис.15).

Доступ к данным списка документов осуществляется из раздела «Управление обязательствами» по ссылкам «Заявка на расход денежных средств» и «Ожидаемое поступление денежных средств».
Списки документов «Заявка на расход денежных средств» и «Ожидаемое поступление денежных средств» (рис.16 и рис.17) возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.

Создание документа в Системе УФХД возможно автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы, или вручную.
В системе УФХД есть 2 варианта создания документов «Заявка на расход денежных средств» и «Ожидаемое поступление денежных средств» вручную:

• Напрямую из справочника документа необходимо использовать кнопку «Создать» (рис.16 и рис.17). В открывшемся документе необходимо заполнить информационный разрез данных.
• Из карточки документа «Условия договора» по строке вкладки «План-график» используя команду «Создать на основании» (рис.18).

Использование данного варианта создания документа предзаполнит информационный разрез данных создаваемого документа по данным документа «Условия договора», что экономит трудозатраты пользователя и исключает вероятность операционных ошибок.

Команда «Провести и закрыть» автоматически регистрирует данные документа в регистры учета, на основании настроек бюджетной операции по документу.

Созданные документы автоматически отразятся в функционале «Платежный календарь» расположенном в разделе «Управление обязательствами» по ссылке «Платежный календарь» (рис.19).

Доступ к отчетам осуществляется из раздела «Закупки» «Отчеты».
Отчет по заключенным договорам формируется по данным документов «Договор» и «Условие договора», в разрезе аналитик документов. Вариант отчета может быть как в виде таблицы данных, так и диаграммы (рис.20).

Отчет по плану закупок формируется по данным документов «Заявка в план закупок», в разрезе аналитик документов. Вариант отчета может быть как в виде таблицы данных, так и диаграммы (рис.21 и 22).

Отчет «Связи по договорам» формируется по данным документов: «Заявка в план закупок», «Заявка на закупку» с признаком «План», «Заявка на закупку» с признаком «Факт», «Договор», «Условия договора», «Заявка на расход денежных средств», в разрезе аналитик документов. Вариан отчета может быть как в виде таблицы данных, так и диаграммы (рис.23)

Кроме типовых отчетов, в разделе «Закупки», данные по процессу исполнения закупочной деятельности можно настроить и отразить в отчетах по показателю бюджетирования или отчетах аналитических, построенных по модели аналитического отчета (рис.24).

Данные по бюджету плана закупок можно отразить в отчетах по бюджету. Данные по исполнению бюджета плана закупок можно отразить в отчетах план/факт по бюджету (рис.25).

В демо версии программного продукта УФХД представлены следующие виды настроенных отчетов:

• отчет «Исполнение ПФХД» настроенный через вариант отчета по показателю бюджетирования и выведенный на начальную страницу для удобства пользователей (рис.26)